Управление документами

Обычно обмен и совместная работа с документами сводится к использованию общих папок или выкладыванию документов в локальную сеть. Модуль управления документами выведет эту работу на новый уровень с помощью контроля версий, управления просмотрами, журнала записей доступа, просмотра и пометок. Модуль управления документами полностью интегрирован с управлением бизнес-процессами, таким образом, вы можете создавать или изменять процессы просмотра, публикации, архивации и печати документов.

Интернет: Все документы безопасно хранятся на центральном сервере, и резервные копии сохраняются ежедневно. Сотрудники могут быстро найти и получить доступ к документам через интернет из другого офиса, из дома или в дороге. Вы так же можете делиться документами с заказчиками и поставщиками, к примеру, вы можете работать вместе над одним проектом.
Папки: К одному и тому же документу можно получить доступ их разных папок, к примеру, одну и ту же презентацию можно сохранить в папке "продажи" и папке "презентации". Папки можно сделать скрытыми для определенных групп пользователей с помощью выставления прав доступа.
Ревизии: Система управления ревизиями позволяет лишь одному человеку вносить изменения в одно время. Документ можно заблокировать к изменению установкой галочки.
Версии: При изменении документа предыдущие копии остаются доступными. Это позволяет пользователям просматривать или загружать предыдущие версии документа и читать комментарии к этой версии.
Конвертирование: Документы преобразуются в просматриваемый онлайн формат, такой как PDF или JPEG, таким образом пользователям не нужно спец-приложение для просмотра документа. Можно выставить права доступа, чтобы быть уверенным, что пользователи имеют доступ только к переконвертированному формату, таким образом, интеллектуальная собственность на оригинальный документ останется защищена.
Индексирование: После загрузки документов их можно проиндексировать. Вы можете вести поиск по словам в документе.
Пометки: Пользователи могут добавлять свои комментарии поверх документа, используя выделяющий маркер. При наведении курсора на выделенную область текста отображается автор и дата.
Изображения: Встроенная фeнкция просмотра позволяет вам просматривать отсканированные документы высокого разрешения в веб-браузере. Вы можете увеличивать, уменьшать или переходить на другие страницы без необходимости загружать весь документ.
Уведомления: Для каждого документа или папки можно создать список уведомляемых лиц. При изменении или загрузке нового документа в папку, пользователи в списке распределения автоматически получают уведомление по электронной почте.
Шаблоны: Вы можете создавать шаблоны документов, такие как чертежи, презентации или счета. При создании нового документа можно выбрать шаблон. Тогда документ наследует все атрибуты и настройки из шаблонного документа.
Связанные документы: Как правило, документы не существую поодиночке, а имеют смысловые связи друг с другом. В этом случае вы можете привязать одни документы к другим.
Связанные объекты: Документ может быть связан с одним или более объектами. Вы можете загрузить фото и связать его с несколькими позициями в каталоге. На главную инструкцию по управлению проектами может ссылаться несколько проектов.
Атрибуты: В стандартные поля можно добавить неограниченное число собственных информационных полей, называемых атрибутами. Атрибуты могут быть различных типов, таких как текст, нумерация, целые числа, дробные числа или ссылки на другой объект. Атрибуты так же могут быть редактируемыми, только для чтения или скрытыми в зависимости от положения бизнес процесса и доступа пользовательской группы.
Записи: Журнал записей доступа можно просмотреть по каждому документу. Журнал показывает кто и когда загружал новые версии, скачивал или просматривал документ.

Безопасность: Мощная система безопасности позволит вам гибко настраивать права доступа к документам или части информации в документе для пользователей. Система позволит точно реализовать существующие в вашей компании регламенты доступа к информации и документам.

Бизнес-процессы: Используя бизнес-процессы для документов, вы можете эффективно решать задачи организации документооборота в вашей компании.

 

 
SaaS Workflow Systems| Эл. почта: info@saasws.ru